Eventos Híbridos e como usar em seu marketing

O evento híbrido se torna cada vez mais popular pela sua facilidade e flexibilidade. Olhando para o cenário atual, este post ajudará você a definir sua estratégia de marketing usando-os como poderosa ferramenta de engajamento

Chegamos ao meio do ano e os eventos híbridos se tornaram algo mais frequente dentro de uma estratégia de marketing, afinal, o engajamento é a moeda de ouro de qualquer empresa.

Mas, para fazer um evento híbrido, alguns itens precisam estar alinhados e muito bem definidos. Para isso, montamos este artigo explicando o processo de eventos híbridos, com dicas de ouro, para começar agora a planejar e tirar a ideia do papel!

O que é evento híbrido?

O evento híbrido se caracteriza por ser presencial e online simultaneamente, com transmissões ao vivo, ou gravadas.

Ou seja, seu evento pode contar com palestrantes remotos através de links para transmissão, ou, palestras gravadas para sua audiência.

Hoje, o mercado enfrenta uma grande dificuldade com a modalidade, pois algumas exigências técnicas podem dificultar as coisas, como por exemplo, a escolha da plataforma para que o evento aconteça sem empecilhos. Nós vamos falar disso mais para frente, não se preocupe!

Mesmo com o cenário pandêmico em que nos encontramos, um evento híbrido é uma solução crescente, conforme pesquisa abaixo:

A pesquisa foi realizada pela VM Consultoria e SSK Análises. Mais detalhes, clique aqui.

1.1 Por que usar eventos híbridos como estratégia de marketing

Antes da pandemia, o evento presencial era o formato possível para se trabalhar. A tecnologia permite que hoje, o formato híbrido seja possível. E isso você já sabe. Mas, por que usar eventos híbridos como estratégia do seu marketing?

Conteúdo descentralizado

Além da variedade de salas simultâneas, essas palestras e participações podem render conteúdo para se trabalhar após evento, seja e-book ou planilhas, por exemplo.

Outra opção é rentabilizar o acesso e cobrar uma taxa para sua audiência acessar, por exemplo.

Alcance

Quando falamos de um evento somente presencial, sabemos que alguns participantes farão questão de se locomover por quilômetros (até mesmo outros países) e horas a fio para seu evento.

Com o evento híbrido, ele terá o conteúdo desejado e toda a experiência onde quer que ele esteja, facilitando e muito o acesso ao conteúdo.

Maior rentabilidade

Um evento híbrido possibilita patrocínios flexíveis, tanto no presencial quanto online. Você pode criar salas interativas para um determinado número de participantes para interação direta com um dos patrocinadores, por exemplo. Este exemplo funciona muito bem em ambas situações.

Use a criatividade para situações que envolvam marcas que te apoiaram com sua audiência. Isso, além de assegurar melhor experiência para quem assiste ou participa, é benéfico para quem patrocina também, afinal, o público-alvo pode ter um fit enorme.

Vantagem custo-benefício

O quanto você investe para manter apenas um evento presencial? Aluguel de sala, aluguel de infra-estrutura, material impresso, alimentação, deslocamento, hospedagem… ufa!

O evento híbrido permite que esse custo seja flexibilizado e melhor aproveitado para salas menores, onde você pode focar em um nicho determinado de pessoas, convidados ou referências da área, por exemplo, e todo o restante ser online.

Com isso, você consegue dar um respiro financeiro e usar esse bugdet para as campanhas pré-evento, por exemplo.

Uma etapa importante que sugerimos definir em uma etapa inicial do seu evento híbrido é a definição de KPI. Para isso, fizemos uma lista dos mais importantes para definir suas metas e objetivos. Confira abaixo:

Quais KPI’s levar em consideração

Com o aumento de eventos híbridos, tem sido cada vez mais comum que as empresas patrocinadoras separem verbas para investir neste tipo de marketing.

Logo, é comum que se crie alguns KPI’s que ajudarão a entender a efetividade do seu evento e obviamente, se compensou para alguma empresa patrocinadora.

Com isso em mente, listamos alguns KPI’s essenciais para seu evento híbrido ser medido.

Taxa de Retenção do Participante

Novos participantes são ótimos para o sucesso do seu evento, mas ter em sua base os participantes frequentes é importante para sua empresa ou marca.

Quanto mais um participantes ficar, mais interessado ele está na mensagem que você passa.

Nossa dica é manter uma lista com participantes que sempre estão presentes e trabalhar o interesse deles com e-mails personalizados contendo datas de futuros eventos (híbridos ou não) ou ofertas especiais.

Tente trabalhar o seu marketing de estratégia para recompensá-los.

CTR do E-mail Marketing

Caso você não saiba o que é CTR, indicamos conferir nosso post sobre glossário do marketing para esta e outras possíveis referências!

Mas, explicando rapidamente, o CTR é o Click-Through Rate e significa a taxa de cliques em um link. É um KPI muito comum em e-mail marketing e ajuda a entender quem está interagindo com seu conteúdo.

Esta métrica é comum ter menos de 5% de engajamento hoje em dia, mas vocô pode – e deve – improvisar em estratégias específicas de conteúdo e melhorar sua taxa de CTR em seu evento híbrido.

Aderência dos Participantes

A aderência dos participantes dá o número de uma parte do seu público inscrito que não compareceu ao evento. A fórmula para o cálculo é: número de ausentes / total de inscritos x 100.

Esse cálculo pode ser feito separadamente em caso de eventos híbridos, com o percentual de público presencial e depois o público online, para entender qual teve mais aderência.

Para entender melhor, nossa sugestão é encaminhar um e-mail automático para os que não compareceram perguntando a causa da ausência (se você achar melhor).

Isso ajudará a adequar melhor as estratégias de marketing em seus próximos eventos, focando em diminuir essa taxa.

Engajamento do Patrocinador

Aconselhamos sempre que os patrocinadores de seu evento híbrido se beneficiem também, para garantir futuras participações em seus eventos.

Eles esperam que tenha alguma estatística comprovando a promoção da marca, conexão da audiência ou gerando algum valor através de seus painéis.

Você pode organizar sua plataforma virtual para mensurar cliques em banners dos patrocinadores, menções em chat, interações em social media, entre outros.

Dica de ouro: se possível, monte uma equipe para monitorar e mensurar a marca e leads que possam ter gerado. É isso que os patrocinadores esperam de você!

Satisfação do participante

Para medir devidamente o sucesso do seu evento – este KPI talvez seja o mais importante! -, trouxemos algumas dicas como: use enquetes online, faça pesquisas pontuais sobre determinado assunto e colha feedback através de plataformas de formulários, como o Google Forms ou Survey Monkey, por exemplo.

O principal objetivo é escolher muito bem as perguntas e aplicá-las para o público on e offline. Não esqueça de sempre perguntar algo como “Numa escala de x – y, quanto você nos recomendaria?” ou “quão satisfeito com nosso evento você está?”, pois assim você poderá colher informações cruciais para aplicar em eventos futuros!

Taxa de conversão dos Leads

Talvez o maior objetivo de um evento híbrido (ou não!) é aumentar seus leads qualificados. Tenha uma estratégia bem definida para aumentar e monitorar os participantes que podem se converter diretamente em prospects, para qualquer evento que você faça!

Monitore os novos propects gerados, seja pessoalmente ou virtualmente, e, observe quando seu produto ou serviço é bem-vindo e modifique suas estratégias de acordo com os planos.

Enquanto você monitora seus leads convertidos, mantenha o olho também nos não-convertidos e fique presente no dia-a-dia, para que possam lembrar de você eventualmente!

Lucros x Despesas

O lucro do seu evento só poderá ser medido através dos gastos. Isso normalmente é calculado considerando as despesas médias por participantes x receita média por participante. Você pode usar as seguintes fórmulas:

Total de Participantes / Total de Gastos x 100Total de Participantes / Total de Lucro x 100

Em um evento híbrido, isso pode ser analisado separadamente para seu evento virtual e presencial.

Se o custo por participante é maior que o lucro, o evento pode ter sido um prejuízo. Seus ganhos não precisam ser unicamente financeiros, por exemplo. Você deve evitar que isso seja recorrente e aproveitar melhor os resultados a longo prazo!

Engajamento de um evento híbrido

Planejar e realizar um evento híbrido exige um alto nível de detalhe em suas etapas e, para que imprevistos possam ser minimizados, trouxemos esta lista que facilitará no seu checklist durante as fases da transmissão.

Site do evento

Tudo o que diz respeito ao seu evento deve ter um lugar centralizado, desde os cadastros, avisos, conteúdo pós-evento e outros itens que listamos abaixo:

Branding do Evento

Aqui é onde sua marca deve brilhar! Estar em evidência é crucial para ser o centro das atenções e conseguir melhores oportunidades para construir engajamentos e conseguir leads. Mas, se atente para não fazer anúncios óbvios demais ou forçados demais… seja natural!

Propósito do evento

Aqui é onde você convence as pessoas a participarem do seu evento. Trabalhe bem seu copy para que a aderência da audiência seja crescente. Torne o objetivo do evento aparente também, para alinhar as expectativas com seu público.

Apelo Visual

Alinhe o visual da página com o evento e assegure que está de fácil interpretação para o público, com visual agradável e limpo. Isso tende a colaborar com o número de inscrições.

Hashtag do Evento

Criar uma hashtag para seu evento híbrido impacta no buzz nas redes sociais. Para criar uma hashtag tenha em mente que ela tem que ser fácil e simples. Encoraje a audiência a compartilhar para aumentar ainda mais o alcance!

Horário do evento

Parece besteira falar isso, mas acredite: acontece! Algumas empresas se esquecem do mínimo que é: data e horário na página do evento! Recentemente, algumas empresas fornecem através da finalização da inscrição, a possibilidade de adicionar automaticamente o evento na agenda Google, facilitando na lembrança. É algo pequeno mas que ajuda muito!

CTA

Por último mas não menos importante, CTA’s devem ser inseridos! Há alguns gatilhos mentais que facilitam na tomada de decisão do seu visitante e o CTA ajuda exatamente nisso. Além disso, você pode inserir mais de um caso sinta necessidade, mas não abuse. Muito CTA tende mais a atrapalhar que ajudar.

Dicas para incentivar o networking durante um evento híbrido

Hoje, cerca de 65% do público escolhe o networking como a principal razão para participar de eventos. Pensando nisso, as plataformas de eventos têm cada vez mais se aprimorando para oferecer uma experiência completa e diversificada, através de engajamento personalizado ou até mesmo, gameficação.

Aqui na Eventials você encontra features desenvolvidas pensando exatamente nessa interação, pensando sempre na interação com seu público, como por exemplo, o compartilhamento de links através de chat, compartilhamento de tela, enquetes ao vivo, entre outras.

Crie uma comunidade online

Defina as bases para o networking bem-sucedido durante o evento e ajudará os participantes a se encontrarem e manterem contato.

Ao criar um local onde os participantes possam fazer e responder perguntas sobre o evento, bem como conhecer um pouco um pouco o outro antes do lançamento do evento, ajudará a conduzir discussões off-line e facilitar o networking.

Onde sediar discussões

• Na página do seu evento: crie um fórum ou um quadro de discussão
• Página do evento no Facebook do seu evento: há um lugar específico para discussões
• Grupos da indústria (como Facebook e LinkedIn)
• Em uma postagem nas redes sociais ou em posts em várias plataformas
• Para um público amplo e internacional, considere usar o Reddit ou Quora

Você pode obter insights valiosos sobre o que seu público está procurando e quais são seus tópicos quentes, ao mesmo tempo em que cria um espaço sutil para o networking pré-evento.

Tempo de rede na programação

Se o networking é uma das principais razões pelas quais as pessoas participam de eventos, então você precisa construir em tempo suficiente para permitir que os hóspedes se misturem e se misturem entre si.

Uma agenda eficaz tem o tempo de rede espalhado ao longo do dia.

Onde incluir o tempo de rede em sua conferência:

• Eventos dedicados de networking matinal durante o café da manhã, ou restaurantes e cafés específicos fora do local onde estão em rede podem acontecer
• Durante as pausas para café e refeição
• Sessão de networking da tarde antes de uma palestra de encerramento ou sessão geral que os participantes não querem perder
• No início da noite, rede pós-keynote ou recepção inicial de eventos

Planejar a quantidade certa de tempo de agenda é importante. Aqui estão algumas diretrizes:

• As pausas para refresco para grupos de 100 ou menos devem ser mínimas de 15 minutos. Para até 1.000 convidados, agende 30 minutos. E para grupos com mais de 1.000 participantes, agende 45 minutos.
• Deixe de 30 a 40 minutos para um café da manhã e um mínimo de 45 a 60 minutos para o almoço. Buffets de autoatendido geralmente requerem menos tempo e são ideais para grupos menores. As refeições banhadas demoram mais, especialmente se um servidor for usado para servir várias tabelas versus um servidor por tabela. Isso pode variar dependendo se você terá seu evento atendido ou não, e onde seu local está.
• Os eventos noturnos devem ser algumas horas no mínimo, no entanto, pode não ser sábio ter eventos que ocorram até tarde da noite se os participantes devem aparecer para a sessão da manhã do dia seguinte.
  

Otimizar layout do local

Grande parte do sucesso do networking durante um evento depende se as pessoas têm ou não espaço e tempo para conversar umas com as outras.

Se os participantes não puderem encontrar espaço para ter uma conversa, isso pode desencorajar o networking.

O layout do seu local importa; se a área de networking está tão lotada que não podem ouvir um ao outro falar, há um layout confuso onde a área de networking está muito longe das salas de conferência, se não houver um bom fluxo para que os participantes ficam congestionados em áreas-chave, ou se não houver espaço amplo para parar e ter um bate-papo — pode ter um impacto negativo na capacidade de conexão dos participantes.

Certifique-se de que quando você está escolhendo seu local, você pensa sobre onde e quando as pessoas vão se conectar. Será que centenas de pessoas derramar fora da tônica, em seguida, diretamente em

É importante trabalhar oportunidades de networking antes do lançamento do evento.

Ao seguir as etapas acima mencionadas, você definirá o tom para seus participantes que incentivarão o networking durante o evento.

Agora que você já tem dicas valiosas sobre eventos híbridos, que tal pôr em prática? Conte com nossa equipe e infraestrutura para seus eventos híbridos.

Ficou com dúvida? Comenta aí embaixo que nós vamos esclarecer!