Guia descomplicado para webinar – sem enrolação!

Está começando a colocar webinars em sua estratégia online e precisa de algumas dicas diretas que vão facilitar sua vida? Então este post é para você.

2020 – 2021. Cenário atual: pandemia. Eventos presenciais cancelados. Eles são fundamentais para seu negócio e você não sabe como levá-los para o online?

Calma, respira! Este guia foi feito passo-a-passo para você entender porque começar a fazer webinars: o que é, como fazer e por onde fazer!

De início vamos explicar: o que é um webinar?

Um webinar é um seminário online. Pode ser ao vivo ou gravado (neste caso, via transmissão ao vivo). Uma das suas principais características é a interação via chat com participantes, além da possibilidade para disponibilizar materiais para downloads, relatórios de análises da sua audiência e ter um volume maior de participantes.

Ele pode ser feito para cursos online, eventos pontuais online, bate-papo sobre algum tema específico, treinamentos, lançamentos de produtos… a criatividade é o limite para um webinar.

Agora que você já sabe o que é um webinar, vamos começar a planejar?

ara facilitar a jornada, separamos em três principais etapas: Pré, Durante e Pós-evento. Pode não parecer, mas não é tão simples quanto ligar sua câmera e sair falando. Falaremos também dos tipos que você pode explorar e algumas ideias para que seja um sucesso.

Pegue sua caneta e papel, vamos lá.

PRÉ-EVENTO

1. DEFINA O OBJETIVO

No marketing nada deve ser feito sem um objetivo alinhado. Antes de você seguir nosso passo-a-passo é importante você entender qual o seu maior objetivo com um webinar.

Ele deve ser encaixado em uma estratégia na qual faça sentido este tipo de conteúdo e para sua audiência, que aliás, é tão importante que colocamos no destaque abaixo.

Importante: crie os KPI’s que você deseja alcançar com as três etapas: pré, durante e pós.

2. CONHEÇA SUA AUDIÊNCIA

Conhecer sua audiência é crucial para que você tenha participantes em seu webinar. Você precisa ter essa informação para adequar o horário, o tema, convidados e outros detalhes importantes, afinal, você terá um tempo valioso investido para que haja retorno, não é mesmo?

Pensando nisso, realize pesquisas para entender o melhor horário e dia do seu público. Você pode ter informações de sugestão de tema, de convidados, do tipo de material que eles preferem consumir, exemplo: vídeos, podcasts, e-books e etc.

3. ESCOLHA SUA PLATAFORMA

Você realizou a pesquisa junto ao público e identificou o tema a ser trabalhado, o horário, o dia da semana e até sugestão de convidados. Agora, vamos ao principal: a plataforma.

Aqui na PowerWebinar nós trabalhamos com nossa parceira Eventials, maior plataforma de webinar no país. Gostamos pela facilidade, relatórios emitidos, ferramentas de transmissão, entre outras vantagens.

Caso você esteja em dúvida se este é o formato ideal para realização do seu evento online, confira o infográfico feito por nós com as características entre webinar x lives. Lembre-se: com grandes poderes, vêm grandes responsabilidades!

4. FAÇA CURADORIA DE CONTEÚDO

O tema foi definido! Mas, você tem o know-how para falar? Ou será preciso convidar alguém?

Será legal trabalhar este formato como um bate-papo? Uma sessão de FAQ? Ou será melhor uma mesa-redonda?

Entenda que sua audiência quer saber o que você tem para falar, principalmente depois de realizar uma pesquisa. Estude o tema profundamente!

Através de um webinar você pode demonstrar autoridade no assunto, promover conhecimento, interagir com a sua audiência, enfim, é importante mostrar que você se aprofundou e que dará uma aula!

Clique nesse link explicando detalhadamente como fazer essa curadoria!

5. COMO TRABALHAR COM CONVIDADOS

Caso você decida trabalhar com convidados tenha em mente que quanto antes você fechar o compromisso, melhor. Organize o briefing de maneira assertiva, explique o tema e o que espera para um bom webinar.

Muito importante: forneça uma “troca”. Às vezes você não verá sentido em monetizar a transmissão, mas poderá fornecer algo em troca daquela participação e aí você tem várias formas: dividindo a lista de e-mails cadastrados, fornecendo um material do/a convidado/a, usar suas redes sociais como permuta para alguns posts, enfim, são várias possibilidades.

O webinar também tem que fazer sentido para quem irá participar!

6. ROTEIRIZE!

Muita gente se sente pressionado(a) quando fica em frente à câmeras. Quando o botão “rec” é apertado… puf! Dá aquele famoso branco!

Para minimizar esse tipo de situação, nossa dica é ter sempre um roteiro na mão, seja você uma pessoa tímida ou não.

O roteiro faz com que o tempo seja melhor aproveitado, que o tema seja melhor comentado, as dúvidas conseguem melhor direcionamento e melhores respostas, entre outros benefícios. Porém, ninguém quer um robô falando!

Evite ao máximo ler textos ou dicas. Torne as coisas as mais naturais possíveis!

7. TRABALHE O VISUAL DO SEU EVENTO

Faça um fundo de tela para seu webinar. Crie as peças de divulgação e capa. Isso facilitará em nosso próximo item: a divulgação.

Boa notícia: você não precisa ser expert em Photoshop ou softwares avançados. Conte com o Canva e ganhe tempo! O Canva é uma ferramenta online (que possui app para mobile também!) de design e é super prático, simples e o melhor: gratuito.

8. DIVULGUE!

Divulgue o seu webinar. Você pode fazer isso por redes sociais, por e-mail, por aplicativo de mensagem instantânea, por telefone… ufa! Meios de comunicação é o que não falta!

Esta etapa deve estar alinhada com seu público-alvo e o objetivo da ação. Seja criativo! Use as redes sociais do seu convidado, crie uma hashtag por exemplo, e o mais importante desta etapa é: coletar leads.

Você provavelmente está fazendo toda essa demanda para coletar estas informações que se transformam em vendas, contatos, potenciais clientes. Só não esqueça de criar e-mails de lembrete para sua audiência, você quer pessoas assistindo seu conteúdo, certo?

9. COLETE LEADS

No começo do post falamos sobre objetivos e a importância dos leads, lembra? Você já reparou que para a fase de pré-webinar há um trabalho, que deve ser seguido para que tenham pessoas assistindo ao que você tem para falar.

Falta apenas uma coisa (e não menos importante!): leads. É muito comum se deparar com webinars que possuem cinco, dez pessoas assistindo e um conteúdo excelente.

Mas, se o conteúdo é excelente, porque não tem ninguém assistindo? Nós partimos do princípio que a divulgação é a maior fonte de captação de leads que você terá neste período de planejamento. 50% dos esforços devem ser investidos durante esta etapa.

E como faço para capturar leads? Você pode buscar diversas formas pré-existentes e adequá-las. Pode ser através de landing pages, de newsletter, de aplicativos de mensagens instantâneas (whatsapp ou telegram, por exemplo), de anúncios… o importante é divulgar!

Indicamos que seja pelo menos 15 dias antes da realização, para você preparar conteúdos relevantes para este período, afinal, leads não são “de graça”. Você deve fornecer algo em troca pensando além do evento online: seria legal um e-book? Um infográfico?

As pessoas tendem a compartilhar e-mail ou telefone quando percebem que também vão ganhar algo em troca. Trabalhe bem essa audiência e garanta pessoas assistindo seu webinar.

Temos um artigo muito legal explicando facilmente sobre esse processo. Clique aqui para ler.

10. CAPRICHE NO CENÁRIO

Se você mora em um lugar barulhento, escuro ou com muita informação visual, atente-se aos detalhes.

Assegure a atenção do participante apenas em você e a melhor forma para isso é um fundo claro, com a luz adequada e sem interferência sonora (ou que seja mínima).

Caso não tenha um lugar em que possa realizar, considere fazer em estúdio ou até mesmo em casa de familiares e amigos, onde te possibilitará apresentar um webinar com qualidade.

REVISÃO PRÉ-EVENTO

Ufa! Conseguimos passar pela fase pré-webinar. O frio na barriga tende aumentar muito agora já que vamos botar a mão na massa! Vamos resumir os tópicos?

• Conheça sua audiência
• Escolha sua plataforma
• Faça curadoria de conteúdo
• Como trabalhar com convidados
• Roteirize!
• Trabalhe o visual do seu evento
• Divulgue!
• Colete Leads
• Capriche no cenário

Estes foram os dez primeiros passos! Agora vamos falar sobre a estratégia durante o evento.

DURANTE O EVENTO

1. TESTE SEUS EQUIPAMENTOS

Antes de entrar ao vivo, teste todos seus equipamentos e internet. O sucesso de um webinar seja gravado ou ao vivo é a sua qualidade de transmissão.

Ninguém quer assistir uma aula, palestra, mesa redonda ou outros tipos de formatos se a imagem estiver escura ou ruim, ou então, com a conexão do apresentador caindo a toda hora.

Certifique-se de ter acessórios reservas como fones de ouvido, webcam, microfone, mouse… nós nunca devemos subestimar o poder de uma máquina em nos irritar quando mais precisamos (a impressora que o diga!).

2. SEJA PONTUAL

Por mais bobo que possa parecer, seja pontual! Pessoas separam um tempo da vida delas para acompanhar seu webinar, então, nada mais justo respeitar o horário combinado de início e término.

3. EXPLIQUE OS PASSOS

Explique para a audiência como seu roteiro irá funcionar: em que momento será destinado à perguntas, como poderão interagir, se haverá sorteio no final, se precisarão realizar algum cadastro, etc. Quanto mais seu público souber, melhor.

4. SEJA CRIATIVO

Use e abuse da criatividade: faça quiz, enquetes, pode até mesmo sortear algum produto ou serviço que você venda. Este tipo de interação chama a atenção e retém a sua audiência. Mas não prometa algo que você não irá cumprir, hein?

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1. DISPONIBILIZE MATERIAIS

Disponibilize materiais como: apresentações em pdf, infográficos, artigos, links, entre outros. Faça com que o conhecimento transmitido seja amplificado com materiais de apoio.

REVISÃO – DURANTE O EVENTO

Pronto! Você conseguiu executar tudo até agora… o mais difícil já foi! Agora vem uma parte importante e tão trabalhosa quanto: o pós-webinar. Antes de iniciar essa etapa, vamos revisar os tópicos?

• Teste seus equipamentos
• Seja pontual
• Explique os passos
• Seja criativo
• Disponibilize materiais

PÓS-EVENTO

1. PROGRAME E-MAILS DE AGRADECIMENTO

Ao finalizar, envie um e-mail aos participantes para agradecê-los e oferecer algum material extra. Você poderá também criar uma pesquisa de satisfação para saber o que pode ser melhorado para futuras transmissões de seus webinars.

Considere também enviar para quem não participou com o link da plataforma para que possam assistir.

2. HORA DE ANALISAR

Hora de entender se você alcançou alguns objetivos! Nesse momento você poderá perceber com calma as dúvidas que apareceram durante a transmissão, se houve algum comentário sobre o webinar nas redes sociais usando as hashtags, entre outras análises pertinentes.

Lembramos que você poderá realizar essa etapa durante uma semana ou duas após a transmissão para se ter mais informações que julgue necessárias, como por exemplo, o retorno da pesquisa de satisfação, afinal, são dados que indicamos recolher de três a sete dias depois do webinar.

CLASSIFIQUE LEADS

Agora é a hora de classificar seus leads em três partes: os que estão prontos para o contato comercial, os que precisam ser nutridos e os que não são qualificados. Isso guiará seu processo no funil de inbound marketing e facilitará sua comunicação tornando-se mais efetiva por ser direcionada para as pessoas certas!

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MEÇA O ROI

O seu melhor amigo nesta jornada é o ROI. Ele te dirá se foi bom ou não em optar por essa estratégia. Seja qual for seu KPI, deve haver uma mensuração de sucesso.

Se você buscava por mais assinantes de uma comunicação e conseguiu, ótimo! Ou, se precisava vender mais seu produto e houve um aumento após um webinar, este é o caminho! Ele será seu guia nessa jornada fantástica que é o marketing de conteúdo.

REVISÃO PÓS-EVENTO

Você chegou ao final do nosso guia! Parabéns! Seguindo todas nossas dicas será praticamente impossível seu webinar não ter uma audiência e te trazer resultados. Agora, vamos revisar os passos dessa etapa?

• Programe e-mails de agradecimento
• Hora de analisar
• Classifique os leads
• Meça o ROI

Para encerrar nossa trilha com chave de ouro, confira o bate-papo no vídeo abaixo com o Denis Braguini, organizador do RD Summit sobre eventos online e como ele enxerga essa área. O evento foi realizado pela nossa parceira Eventials, a maior plataforma de webinar do Brasil!

De brinde, vamos deixar o link para um ebook também da Eventials: Preparando um webinar de sucesso em três etapas. Você pode baixar clicando aqui!

Esperamos que este post tenha sido útil para você e aproveitamos para fazer um convite para que se junte à comunidade PowerWebinar! Tenha acesso a eventos, webinars, cursos, entre outros em nossa plataforma, engaje com outros participantes, troque conhecimento e faça networking, tudo em um só lugar.