Diante de um novo projeto, é essencial reunir todos os seus participantes. Esta reunião é necessária para definir questões relativas a estratégias, desenvolvimento e comunicação durante a nova campanha. Chamamos este primeiro evento de “kick-off”, quando ocorrem alinhamento de expectativas e necessidades do novo cliente.
Você sabe o que é kick off?
Antigamente, jogos de futebol para videogames costumavam vir na língua inglesa. Sendo assim, no momento do chute inicial, o narrador usava o termo kick off ou as palavras surgiam na tela anunciando o começo da partida. Podemos traduzir a expressão como “dar o pontapé inicial”, “lançamento, “começo”, “início” ou “reunião inaugural”.
O termo, então, é empregado como início de um evento, de um projeto ou de uma atividade, sendo utilizado em diversas áreas. A duração é variável de acordo com a necessidade de cada equipe e envolve compartilhamento de informações e impressões úteis captadas pelos participantes envolvidos. O ideal é que todas as dúvidas sejam sanadas ao fim do kick off, possibilitando o desenvolvimento do projeto.
Por que fazer uma reunião de kick off?
Nesta reunião, o responsável pela apresentação deverá pontuar as características e necessidades do novo cliente ou projeto. Cada tópico da reunião deverá ser debatido e esclarecido, promovendo uma discussão sobre os assuntos abordados. Questões como objetivo, gestores, profissionais envolvidos, cronograma, prazos de entrega e investimentos necessários devem ser abordadas, mas este conteúdo pode variar. O gestor deverá montar a reunião de acordo com o projeto, seu objetivo e a cultura da empresa.
O kick off é o primeiro passo para o sucesso do projeto, podendo prever e evitar imprevistos. Ele irá impactar todas as rotinas relacionadas ao novo objetivo, possibilitando o alinhamento de estratégias e revisão de fatores críticos. Durante esta reunião também podem surgir sugestões de melhorias ou alterações nas fases e nas tarefas do projeto.
Por que transmitir o kick off ao vivo?
Pode ser complicado organizar a agenda de todos os envolvidos, ainda mais considerando o deslocamento. Além disso, seu cliente ou colaborador pode estar localizado em outro estado ou mesmo país. Sendo assim, a transmissão ao vivo permite que os participantes entendam tudo o que seja apresentado, incluindo a expressão corporal do gestor.
A transmissão por webinars, por exemplo, possibilita que haja uma comunicação entre você e seus colaboradores ou clientes em tempo real. Sendo assim, a comunicação ocorre de forma organizada, clara e objetiva.
Caso seja necessário, é possível realizar o kick off utilizando os dois métodos: de modo online e presencial. A equipe, alocada na sala de reunião, e os demais participantes, em seus respectivos escritórios ou residências, irão desfrutar da mesma apresentação. A transmissão ao vivo confere a conexão humana e a seriedade necessárias a uma reunião inaugural.
Utilize a tecnologia a seu favor, aproveite seus benefícios e melhore a experiência dos seus colaboradores, seus clientes e sua empresa.