Faça reuniões mais produtivas em 5 passos

Como é a sua rotina de trabalho?

Se você não tem muito tempo para realizar suas tarefas diárias sabe o quanto algumas reuniões podem prejudicar seu desempenho diário. O grupo pode até começar focado, debatendo o tema proposto, mas uma hora ou outra acaba dispersando e, a reunião que duraria apenas 30 minutos, se estende para mais 30, 40, 50…

Para que esse tipo de situação não aconteça é importante estar atento a algumas regrinhas na hora de reunir sua equipe ou de encontrar clientes. Steve Jobs sabia muito bem disso e as colocava em prática dentro da Apple, deixando o encontro mais focado e produtivo. Ficou curioso? Então veja quais são elas:

Poucas pessoas, mais resultado:

Jobs preferia fazer reuniões com um grupo pequeno de pessoas porque assim seria mais fácil focar no assunto e se sentir motivado. Além disso, ao selecionar apenas as pessoas que realmente importam para aquela reunião e que entendem do assunto, as chances do trabalho ter mais qualidade aumentam. Questionar é importante:

Se você já leu um pouco sobre a história e a personalidade de Steve Jobs, deve imaginar como ele era em reuniões. O big boss buscava a perfeição e se procupava com os mínimos detalhes, chegando a interromper reuniões para tirar dúvidas sobre menus, botões ou processos. Ele questionava muito e, dessa forma, podia solucionar futuros problemas ou questões técnicas mais complexas.

Prefira reuniões presenciais:

Tudo bem, sabemos que nem sempre é possível fazer reuniões presenciais, já que os clientes podem ser de outros lugares. Mas sempre que puder, converse olho no olho com os participantes. Para Jobs a criatividade vem dos encontros espontâneos e discussões aleatórias, sem agenda fixa. E isso o ajudava a ter ideias novas e ousadas.

Cada um com sua responsabilidade:

O gênio da tecnologia costumava eleger responsáveis para cada função e ele só colocava os projetos em prática quando sabia quem era responsável pelo quê. Dessa forma, colocar as ideias em prática é mais rápido e a equipe não fica preocupada pensando em várias metas.

Sem slides:

A Apple pode até ser conhecida por suas boas apresentações, mas no dia a dia eles fazem questão de não usar slides em reuniões. Steve chegou a afirmar que odiava como as pessoas usam as apresentações de slides ao invés de pensar. Para ele, em um encontro é importante que elas confrontem problemas e exponham seus questionamentos ao invés de recorrer ao projetor. “Pessoas que sabem do que estão falando não precisam de Power Point.” – palavras do mestre.

Preparado para colocar essas técnicas em prática, trabalhar melhor e ter uma reunião mais produtiva? É só seguir as dicas de Steve Jobs. Provas de que elas funcionam você tem, e muitas! 😉